Գործընթացի կենսափուլ

Ինչպես նշվել է վերևում, գործարար գործընթացների կառավարման գիտական ճյուղը բաղկացած է 5 փուլից` նախագծում, մոդելավորում, իրականացում, մոնիթորինգ (դիտարկում) և օպտիմալացում:

Նախագծում

Գործընթացների նախագծումը ներառում է ինչպես առկա գործընթացների որոշումը, այնպես էլ «ապագա» գործընթացների նախագծումը: Ուշադրության կենտրոնում են գտնվում գործընթացի հոսքի ներկայացումը, այդ շրջանակներում գտնվող դերակատարները, հիշեցումները և ծանուցումները, գործողությունների ծավալումը (էսկալացիա), ստանդարտ գործող ընթացակարգերը, ծառայության մակարդակի համաձայնագրերը և առաջադրանքի հանձնման մեխանիզմները:

Հավուր պատշաճի նախագծումը նվազեցնում է գործընթացի կյանքի ընթացքում հնարավոր խնդիրների քանակը: Անկախ նրանից, թե առկա գործընթացները հաշվի են առնվում, թե ոչ, այս քայլի նպատակն է երաշխավորել, որ մշակվի ճիշտ և արդյունավետ տեսական նախագիծ:

Առաջարկվող բարելավումը կարող է լինել մարդ-մարդ, մարդ-համակարգ և համակարգ-համակարգ գործավարության գործընթացններում, և կարող է նպատակաուղղվել բիզնես ընկերությունների առջև ծառացած կարգավորող, շուկայական կամ մրցակցային մարտահրավերներին:

Մոդելավորում

Մոդելավորումը ընդունում է տեսական նախագծումը և ներկայացնում փոփոխականների զուգորդումները (օր., վարձավճարների կամ նյութերի արժեքների փոփոխությունները, որոնք սահմանում են, թե գործընթացն ինչպես կարող է գործել տարբեր իրավիճակներում):

Իրականացում

Գործընթացներն ավտոմատացնելու եղանակներից մեկը կիրառական ծրագրի մշակումը կամ ձեռքբերումն է, որն իրականացնում է գործընթացի համար անհրաժեշտ քայլերը` սակայն, գործնականում, այս կիրառական ծրագրերը հազվադեպ են ճշգրիտ կամ ամբողջովին իրականացնում գործընթացի բոլոր քայլերը: Մեկ այլ մոտեցման դեպքում օգտագործում է ծրագրային ապահովման և մարդկային միջամտության համադրությունը` սակայն այս մոտեցումն ավելի բարդ է, այն դժվարեցնում է փաստաթղթավորման գործընթացը:

Վերը նշված խնդիրների համար որպես պատասխան, մշակվել է ծրագրային ապահովում, որը թույլ է տալիս ողջ բիզնես գործընթացը (ինչպես այն մշակված է գործընթացի նախագծման գործունեությունում) սահմանել համակարգչային լեզվով, որը կարող է ուղղակիորեն իրականացվել համակարգչի միջոցով: Համակարգը կամ կօգտագործի կիրառական ծրագրերի հետ կապված ծառայությունները` բիզնես գործառնություններն իրականացնելու նպատակով (օրինակ վարկի մարման պլանի հաշվարկում), կամ, երբ քայլը չափազանց բարդ է ավտոմատացնելու համար, կպահանջի մարդկային միջամտություն: Նախորդ մոտեցումների համեմատությամբ, գործընթացի սահմանման ուղղակի իրականացումը կարող է լինել ավելի ակնհայտ և, հետևաբար, հեշտությամբ կարելի է այն բարելավել:

Վարքագծի կառավարման համար սահմանումների ապահովման նպատակով համակարգերի հիմքում ընկած են գործարար կանոններ և կարող է օգտագործվել բիզնես կանոնի համակարգը (business rule engine) գործընթացի իրականացման և լուծման համար:

Մոնիթորինգ

Մոնիթորինգի փուլում չափվում է գործընթացի կատարումը: Մոնիթորինգը ներառում է անհատական գործընթացների հետևումը (վերահսկումը) նրանց առկա վիճակի վերաբերյալ տեղեկատվության հեշտությամբ ստացման և մեկ կամ ավելի գործընթացների կատարման վիճակագրության տրամադրման նպատակով: Վերահսկման օրինակի հիման վրա հնարավոր է որոշել հաճախորդի պատվերի առկա իրավիճակը (օրինակ, պատվերների ստացում, ակնկալվող արդյունքների տրամադրում, հաշիվ-ապրանքագրի վճարում) որպեսզի նրա շահագործման խնդիրները հնարավոր լինի որոշել և ուղղել:

Բացի այդ, այս տեղեկատվությունը կարող է օգտագործվել հաճախորդների և մատակարարների հետ աշխատելիս նրանց հետ կապված գործընթացները բարելավելու նպատակով: Վիճակագրության վերաբերյալ հաշվետվությունների օրինակներ են` չափանիշների ստացումն այն մասին թե որքան արագ է մշակվում հաճախորդի պատվերը կամ որքան պատվերներ են մշակվել վերջին ամսվա ընթացքում: Այս չափանիշները դասակարգվում են հետևյալ երեք կատեգորիաներում`փուլի (ցիկլի) ժամանակ, թերության աստիճան (տոկոս) և արտադրողականություն:

Մոնիթորինգի աստիճանը կախված է նրանից, թե տվյալ բիզնես ընկերությունն ինչ տեղեկատվություն է ցանկանում գնահատել և վերլուծել, և ինչպես է ցանկանում, որ այն վերահսկվի, իրական ժամանակում, մոտ իրական ժամանակին կամ պահի թելադրանքով, պատահական: Այստեղ, գործարար գործողության մոնիթորինգն (ԳԳՄ) ընդլայնվում է և ընդլայնում մոնիթորինգի գործիքները, որոնք սովորաբար տրամադրվում են Գործարար գործընթացների կառավարման համակարգի (ԳԳԿՀ) կողմից:

Գործընթացի արտածումը (Process mining) գործընթացի մոնիթորինգի հետ կապված մեթոդների և գործիքների հավաքածու է: Գործընթացի արտածման նպատակն է վերլուծել իրադարձությունների գրառումները (event logs), որոնք դուս են բերվել գործընթացի մոնիթորինգի միջոցով և համեմատել դրանք տրամաբանորեն ստացված գործընթացի մոդելի (priori process model) հետ: Գործընթացի արտածումը գործընթացի վերլուծաբաններին թույլ է տալիս հայտնաբերել փաստացի գործընթացի իրականացման և տրամաբանորեն ստացված գործընթացի մոդելի միջև տարաձայնությունները, ինչպես նաև վերլուծել առկա խոչընդոտները:

Օպտիմալացում

Գործընթացների օպտիմալացումը ներառում է մոդելավորման կամ մոնիթորինգի փուլերից գործընթացի կատարման վերաբերյալ տեղեկատվության արտածումը, հնարավոր կամ փաստացի խոչընդոտները և ծախսերի խնայողության կամ այլ բարելավումների պոտենցիալ հնարավորությունների բացահայտումը, և ապա այդ ընդլայնված հնարավորությունների կիրառումը գործընթացի նախագծման մեջ: Ընդհանուր առմամբ ստեղծում է ավելի մեծ գործարար արժեք: